Formazione personale ZTD, habits 2, process, il processo, do it now, in, in attesa, out.

La seconda abitudine da prendere, secondo il ZTD, il Zen To Done di Leo Babauta, è il processo.

Babauta nel ZTD parla delle cassette di posta (dei contenitori dove “svuotiamo” il raccolto nella fase nr. 1). L’abitudine del processo, come verrà detto, è applicabile in qualsiasi campo della propria vita.

Tutto ciò premesso, Babauta, per inquadrare questa abitudine, si rifà alla parte operativa/esecutiva del GTD di Allen.

Il primo step secondo lui è limitare il flusso delle informazioni in entrata: inutile avere mille caselle di posta elettronica dedicate a mille scopi diversi, semplificare deve essere la parola d’ordine, incorporando le varie informazioni in poche caselle ed eliminare il superfluo.
Compiuta questa operazione, la quale porterà via un po’ di tempo inizialmente, ma che taglierà molti rami secchi ed infruttiferi, inizia la vera fase di elaborazione/processo delle informazioni attuabile attraverso lo schema presentato (Flow proposto ad inizio pagina).

Semplificando:
esamina la prima informazione ed inizia dalla prima in testa
E’ utile?
Se si processala
Se no eliminala subito
Se è utile e comporta un’azione….
Può essere delegata?
Se si Fallo immediatamente
Se no
Richiede meno di due minuti?
Se si Fallo immediatamente
Se no
Archiviala in una To Do List
………
passa alla prossima informazione.

L’abitudine del processo è stata concepita da Babauta nel suo ZTD, per evitare di procrastinare l’elaborazione delle informazioni prendendo immediate DECISIONI.

Con questo sistema, illustrato nel ZTD per le cassette di posta, può essere adattato per qualsiasi altra situazione, come lo stesso autore ci fa notare in questo suo post, parlandoci di come tenere ordinata la propria postazione di lavoro.

I vantaggi di questa abitudine sono considerevoli: oltre ad evitare inutili accumuli, caos, disordine, liberare e fare chiarezza, “pulendo” l’ambiente in cui viviamo, ci offre la possibilità di ottenere maggiore lucidità mentale ed essere “padroni delle proprie cassette di posta” (leggasi padroni della propria vita) sapendo subito quello che c’è da fare e dove trovare le risorse per farlo.

Inoltre è da considerare che, l’ottimizzazione sistematica del processo di elaborazione, favorirà l’ottimizzazione del tempo e, quindi, assolverà pienamente allo scopo che c’eravamo prefissati: avere più tempo da dedicare a noi stessi… Investi del tempo oggi, quindi, per averne molto di più domani.

Inizia con la casella di posta e ti abituerai a processare tutto quello che ti circonda con questa tecnica… di li a poco vivrai in un “paradiso” suddiviso in soli tre gruppi:

• in -quello che c’è da fare;
• in attesa – quello che deve essere processato in un secondo momento;
• out – l’elaborato che può essere archiviato in modo strutturale e funzionale secondo le tue esigenze;

vedendo il tutto il mondo che ti circonda, dal desk – top del tuo computer alla tua scrivania, dal luogo del tuo lavoro al tuo appartamento, dalle pulizie agli allenamenti quotidiani, in questo modo e semplificando la tua vita ma, sopratutto, acquisirai la mentalità del “do-it-now” (fallo adesso), il solo metodo che ti garantisce di stare al passo con un mondo che corre, senza stress inutili, impenna il tuo rendim

ento e la tua efficienza, e diminuisce drasticamente i tempi: e se il tempo è oro, avere più tempo è la ricchezza più grande alla quale tu possa aspirare.