Il sesto dice: come organizzare la tua vita.. GTD vs ZTD

Organizzare significa innanzitutto conoscere. Nella vita di ogn uno di noi ci sono priorità, scadenze, bisogni e mi auguro anche sogni, desideri , passioni e quant altro.
“Combattiamo” ogni giorno contro limiti sociali ed individuali , immersi nei nostri problemi , cercando di volare basso per arrivare ogni giorno un metro più su, chiedendo “solo” di essere quello che vogliamo e, puntando all’autonomia e all’indipendenza, compiamo puntualmente i nostri doveri non banalizzandoli.

Spesso ci sentiamo isole tra la folla , insoddisfatti, annoiati, alla perenne ricerca di qualcosa o qualcuno o semplicemete alla ricerca di tempo da dedicarci.

Il punto è:

“Capite le priorità, comprese le nostre esigenze, focalizzati e scelti gli obbiettivi generali, oggi, ora, adesso in che modo mi muovo? Come 0rganizzo la mia vita se ho necessità di migliorarmi? Ok per raggiungere gli obbiettivi c’è il P.A.C.E. , e ormai le tante testimonianze dimostrano che funziona, è un metodo collaudato ma serve per raggiungere obbiettivi a medio-lungo termine”,

la domanda è:

“Per la vita di tutti i giorni come dovremmo comportarci per fare tutto e al meglio recuperare tempo per inseguire cioè che ci piace?”.

Se fossi cattivo ti direi fai un salto in libreria e compra:

Quando avrai finito ti si aprirà un mondo….. ma non lo sono. Credi sia contradditorio consigliarti dei libri e reputarmi cattivo? Bhe ti dico che lo sarebbe perché, se è vero com’è vero che in particolare il metodo GTD (Getting Things Done) di Allen ha rappresentato un must ed ha fatto scuola, oggi, dopo milioni di copie vendute, sono emerse tutte le sue pecche per noi “comuni mortali”. Ma di cosa sto parlando?

Il GTD, lo troverai negli scaffali della tua libreria preferita con il nome “Detto Fatto”, è un metodo usato per l’organizzazione delle proprie azioni per la gestione del Time Management al fine di aumentare la propria produttività, l’efficienza delle proprie azioni. Perchè? Più produttività è uguale a tempo recuperato e quindi possibilità di disporne nel migliore dei modi.

Ma in che consiste? Scriverlo in due parole è possibile ma non si comprenderebbe appieno perché questa tecnica è stata innovativa… se desideri davvero approfondire questa scuola di p

ensiero leggilo!

Ci provo ugualmente! Il principio base del GTD è il mind sweep, la pulizia della mente. Allen parte dal presupposto che sino a quando la nostra mente sarà occupata da mille pensieri non ci sarà spazio per la lucidà dell’azione per essere produttivi.
Inoltre sarà impossibile per noi distinguere le azioni principale e rilevanti da quelle secondarie, le azioni che richiedono un’intervento urgente da quello che possono essere procrastinate rispetto alle prime. Il pensiero per un azione di poco conto può avere “lo stesso peso” di uno di un’azione veramente importante sino a quando questa non viene “valutata correttamente”.

Così, per prima cosa sgombra la mente. Come? Semplicemente scrivendo. Guardati intorno e fa una categoria per tutto quello che ti circonda, come suggerito da Allen: macchina, ufficio, casa, computer … e scrivere quello che c’è da fare in liste separate.

Ed adesso dopo due o tre giorni di “estenuante lavoro”?

Semplificando una possibile lettura è:

Esamina l’azione
E’ fattibile?
Se No cestina
Se si
Richiede meno 2 minuti?
FALLA (just do it)
Richiede più di 2 minuti?
Aggiungila alla tua lista personale delle cose da fare scrivendo l’esatta azione necessaria per portare avanti il progetto
(DELEGA o FALLA IN UNO SPECIFICO GIORNO o SCRIVI LE PRIME AZIONI DA COMPIERE PER PORTARE AVANTI IL PROGETTO o DEDICAGLI UN APPOSITO PROGETTO ) [ossia W Waiting For, A Appointment, N Next Action, P Project]
in un’altra lista dedicata alla categoria.

Questo perché? Allen sostiene che solo pensando alla prossima azione la mente viene pulita e siamo più lucidi per controllare meglio il nostro tempo e quindi la nostra vita.

Come mai questo metodo è diventato un must?
Il GTD ha sconvolto tutti i precedenti metodi di time management poiché semplifica tutto facendo acquisire una mentalità totalmente diversa rispetto al prima. Chi lo utilizza si chiederà sistematicamente:

• «Cosa significa questo per me?»;
• «Cosa voglio fare a questo proposito?»;
• «Qual è l’azione successiva da fare per questo progetto?»

ed assumerà progressivamente “una mente come l’acqua“. La base è, dunque, semplifica i tuoi pensieri per aumentare la tua efficienza.

Immaginate — dice la collega di Allen, Ana Maria González — di tirare un sassolino in una pozzanghera. Come risponde l’acqua? In modo totalmente appropriato alla forza della sollecitazione; quindi ritorna alla quiete. Non reagisce né in modo esagerato né inferiore a quanto richiesto.
La potenza del pugno nel karate — continia González — viene dalla velocità, e non dai muscoli. Ecco perché anche le persone più minute possono imparare a rompere una lavagna o un mattone con le loro mani: perché richiede la capacità di generare una forza focalizzata con rapidità. Ma un muscolo teso è anche lento. Quindi, i livelli elevati di training nelle arti marziali richiedono un equilibrio e rilassatezza più di ogni altra cosa. Pulire la mente ed essere flessibili.
Qualsiasi cosa che causi una vostra sovra- o sottoreazione può controllarvi, e spesso lo fa. Rispondere in modo inappropriato alle vostre e-mail, al vostro staff, ai vostri progetti, alle vostre riviste non lette e ai pensieri su cosa avreste bisogno di fare, ai vostri figli, e al vostro capo vi condurrà a risultati inferiori alla attese.

La maggior parte delle persone dedica più o meno attenzione di quanto necessario alle cose, esattamente perché non operano con una mente come l’acqua.

Il risultato?
L’ acceleration of just about everything perchè per essere al passo con le nostre “liste” non possiamo più pemetterci di essere inefficenti con una conseguenza: regalarci più tempo per fare quello che amiamo… ti sembra poco?
Grande, grandissimo metodo… rivoluzionario!

Allora cosa non funziona nel GDT? Nulla in teoria. In pratica molti “comuni mortali” , al contrario dei Top Manager, iniziano entusiasti e si bloccano inesorabilmente. Perchè? E’ stato Leo Babauta (http://zenhabits.net/) a spiegarlo e lo stesso Leo ha concepito il Zen To Done “The Ultimate Simple Productivity System”, circa 3 anni fa. Lo ZTD è la naturale evoluzione del GTD. Cosa cambia? Quali innovazioni porta? Seguici … alla prossima!